THỦ TỤC VÀ CÁC BƯỚC TỔ CHỨC ĐẠI HỘI
(theo Qui định của Sở Nội Vụ TP. HCM)

TRƯỚC ĐẠI HỘI

I. Hồ sơ chuẩn bị:

1. Báo cáo hoạt động nhiệm kỳ qua.
2. Phương hướng công tác nhiệm kỳ tới.
3. Dự thảo Điều lệ sửa đổi (nếu có).
4. Dự kiến Ban Chấp Hành Hội nhiệm kỳ tới (mẫu trích ngang).
5. Bản kiểm điểm Ban Chấp Hành nhiệm kỳ qua.
6. Bản báo cáo tài chính.
7. Báo cáo của Ban Kiểm tra (nếu có).
8. Dự thảo Nghị quyết.
9. Quyết định cho phép thành lập Hội hoặc quyết định công nhận Ban Chấp hành nhiệm kỳ qua của Ủy Ban Nhân Dân TP. HCM (bản sao).
10. Công văn đề nghị tổ chức Đại hội nhiệm kỳ gởi Liên Hiệp các Hội KHKT TP HCM (Liên Hiệp Hội) , Sở quản lý nhà nước (Sở Bưu Chính Viễn Thông - BCVT), Sở Nội vụ: công văn nêu lý do tổ chức đại hội, qui mô tổ chức (Đại hội toàn thể hay Đại hội đại biểu?) thời gian ? địa điểm ? giữ nguyên hay sửa đổi Điều lệ ?

II. Các bước:

Sau khi đã chuẩn bị xong các văn bản:

Bước 1:
Gởi Liên Hiệp Hội và Sở BCVT mỗi nơi 01 bộ hồ sơ gồm các văn bản: (1) + (2) + (3) + (4) + (10).
Liên Hiệp Hội và Sở BCVT có văn bản phúc đáp: trong vòng 07 ngày làm việc.

Bước 2:
Gởi Sở Nội Vụ 01 bộ hồ sơ gồm 02 công văn phúc đáp của Liên Hiệp Hội và Sở BCVT + (3) kèm theo đĩa vi tính (nếu có sửa đổi Điều lệ ) + (9) + (10).
Sở Nội Vụ có công văn phúc đáp trong vòng 7 ngày làm việc nếu Hội không có sửa đổi Điều lệ. Trong trường hợp có sửa đổi Điều lệ Hội, thời gian giải quyết là 30 ngày làm việc.

Bước 3:
Hội gởi thơ mời và chuẩn bị Đại Hội.

Ghi chú: (5) + (6) + (7) + (8) : chuẩn bị để thông qua trong Đại Hội, không cần gởi các nơi nói trên.

SAU ĐẠI HỘI

I. Hồ sơ:

1. Công văn đề nghị của Hội:
Gởi Ủy Ban Nhân Dân TP.HCM, Sở Nội Vụ và Liên Hiệp các Hội Khoa học Kỹ thuật TP.HCM.

2. Biên bản Đại Hội (bản chính):
Nội dung biên bản cần nêu địa điểm, thời gian, thành phần, diễn tiến Đại hội, việc biểu quyết thông qua các dự thảo văn kiện đại hội (báo cáo, phương hướng, điều lệ (giữ nguyên điều lệ hoặc sửa đổi điều lệ nếu có, nghị quyết…).
Về phần bầu cử Ban Chấp Hành có thể làm một biên bản riêng, trong đó nêu: chủ tọa, thư ký, số người được giới thiệu, số người tự ứng cử, phương thức tiến hành bầu do Đại hội quyết định (biểu quyết dơ tay hay bỏ phiếu kín). Nếu bỏ phiếu kín thì nêu số phiếu phát ra, số phiếu thu vào, số phiếu hợp lệ, số phiếu bất hợp lệ, kết quả bầu cử Ban chấp hành.
Về phần Ban chấp hành bầu Ban Thường vụ Hội nếu có thể được cũng nên làm biên bản riêng, về nội dung cơ bản cũng giống như biên bản Bầu Ban chấp hành nhưng nếu tiến hành vào một ngày khác thì ghi thêm thời gian, địa điểm.

* Lưu ý: biên bản cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký (đại diện).

3. Danh sách trích ngang Ban Chấp Hành:
Nêu theo thứ tự: Chủ Tịch, P. Chủ Tịch, Tổng Thư Ký, Ủy viên Thường vụ, Ủy viên Ban Chấp hành kết hợp theo vần chữ cái a,b,c.

4. Dự thảo Điều lệ đã thông qua Đại hội (đĩa vi tính kèm theo).
5. Bản photo Quyết định cho phép thành lập Hội.
6. Điều lệ cũ kèm Quyết định UBNDTP ban hành (đối với trường hợp sửa đổi Điều lệ).
7. Quyết định của UBNDTP công nhận Ban Chấp hành nhiệm kỳ trước đó.
8. Nghị quyết Đại hội.

II. Số lượng hồ sơ:
      03 bộ. Xếp theo thứ tự như trên.

III. Thời gian giải quyết:
Trong vòng 30 ngày làm việc (Liên hiệp Hội làm văn bản đề nghị - Sở Nội vụ thụ lý hồ sơ và trình Ủy Ban Nhân dân TP.HCM ban hành quyết định công nhận BCH và quyết định phê duyệt Điều lệ sửa đổi (nếu có). 

(Nguồn: LH các Hội KHKT TP.HCM)